Что же представляют собой Административные расходы?

Административные расходы - это первостепенная графа в бюджете организации или смете проекта. Данные расходы связаны с производственно-хозяйственной деятельностью и обслуживанием организации, проектов. 

В административные расходы входят: 

• Заработная плата сотрудников, как штатных, так и оформленных по гражданско-правовому договору.
• Отчисления подоходного налога, или же налога на доходы физических лиц.
• Отчисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а именно:
  - Государственный фонд социального страхования;
  - Пенсионный фонд РФ;
  - Государственный фонд занятости;
  - Федеральный и территориальные фонды обязательного медицинского страхования.
• Выплата вознаграждений, премий.
• Оплата услуг специалистов и компаний, находящихся на аутсорсинге (аутсорсинг - это передача организацией части производственных процессов другим компаниям или специалистам).
• Оплата командировочных расходов и суточных.
• Оплата услуг коммунальных служб, телефонии и интернет связи.
• Оплата банковских услуг.
• Аренда офисных помещений, территорий, палаток, шатров.
• Оплата за проведение оздоровительных мероприятий, охрану труда, безопасность и обучение сотрудников организации.
• Оплата типографических услуг.
• Покупка канцелярской продукции.
• Прочие административные расходы.

Перечень административных трат зависит от самой организации и от утвержденного руководителем списка. Кто-то включает оплату питания, корпоративного отдыха, тимбилдинга и иных услуг. А кто-то, наоборот, сокращает указанный выше список, сводя административные расходы лишь к фонду оплаты труда.

Несмотря на значимость административных расходов, готовы ли доноры, спонсоры, благотворители и жертвователи оплачивать административные траты?

Организации-благотворители зачастую хотят жертвовать именно на потребности нуждающихся, а не на "чью-ту зарплату". А когда сами граждане решаются встать на путь благотворителя, то они не в полной мере осознают, как именно оказать благо.

Основой "конфликта" является отсутствие понимания у благотворителя важности административного ресурса.

Для наглядности рассмотрим практический пример:

Организация N собирает помощь для людей, пострадавших от наводнения. И указала реквизиты для перечисления пожертвований. Но не все происходит так, как запланировано, и пока один жертвователь просто перевел 200 рублей на счет, второй решил, что купить что-то на эти двести рублей будет более верным решением.

Первый вариант:

• благотворитель жертвует 200 рублей;
• деньги поступают на расчетный счет Организации N;
• специалист Организации N, сверяясь со списком пострадавших, перечисляет сумму нуждающемуся.

Время работы - 15 минут. Траты минимальны в рамках единичного случая.

Второй вариант:

На сумму в 200 рублей благотворить купил - 1 кг сахара, 1 кг крупы, плитку шоколада, немного фруктов, и средста гигиены (в примере специально рассмотрения различные категории товаров). Благотворитель приносит свой комплект помощи в офис, и если Организация N всё же решится принять помощь, то происходит следующее:

• сотруднику надо отвлечься от работы (особенно в единичном случае), уделить внимание жертвователю, либо необходимо привлекать ещё одного специалиста, чтобы не нарушать рабочий процесс;
• далее продукты необходимо рассортировать (опять же дополнительная занятость сотрудника или привлечение нового специалиста). Фрукты точно возвращаются жертвователю, так как они требуют особых условий хранения и транспортировки и с наибольшей вероятностью "не доживут" до момента попадания к нуждающемуся. Шоколад ждет тот же итог, так как не всегда есть возможность соблюдать необходимый уровень температуры, и не каждая плитка обладает длительным сроком годности;
• сахар, крупа, средства гигиены упаковываются отдельно друг от друга, так как требуют различных условий хранения и транспортировки (отсюда трата времени на упаковку, что снова влечет трату времени сотрудника, либо найм нового специалиста);
• далее следует загрузка благотворительной помощи, а после ещё и транспортировка помощи нуждающемуся.

Итого, чтобы реализовать во благо купленную на 200 рублей продукцию, организации необходимо потратить в десятки раз больше, чем величина самого пожертвования.

Человек хотел помочь, его порыв был благороден, но при этом не задался не одним из представленных вопросов: кто будет сортировать? кто упакует? кто отвезет? кто передаст? где хранить и как? как и на чем транспортировать?

Если ответ для некоторых очевиден - что этим должны заниматься сотрудники организации, - то возникающие седом вопросы мало кого заботят: кто им будет доплачивать? где брать упаковочный материал? а за чей счет? где брать транспорт? а деньги на бензин? Если брать из финансовых накоплений, то из чего делать вычет этих трат: из зарплаты сотрудника, за счет экономии на нуждах организации, в ущерб себе или с привлечением сторонних ресурсов?

Легко "утонуть" в таком количестве вопросов.

Просто пожертвовать - не совсем хорошая идея. Благотворительность должна проводиться расчетливо, с осознанием дела и понимаем того, к чему приведет то или иное действие. Что приводит нас к необходимости ответить на следующие вопросы:

• Как правильно донести необходимость административного финансирования?

Суть ответа на вопрос заключается в том, что инструмент не сможет работать, если нет мастера, который будет им управлять: молот ничего не выкует без кузнеца, игла не сошьет ничего без швеи. Поэтому, демонстрируя смету, необходимо аргументированно доказывать связь "мастера" с "инструментом" - сотрудник получает заработную плату за перечень определенных работ, он трудится, а не где-то там отдыхает и заниматься «ничегонеделанием» за счет спонсора.

Описывайте все обязанности, время работы и её вид. Покажите спонсору, что он хоть и косвенно, но не менее эффективно помогает нуждающимся.

• А что если..?

Что если спонсор принципиален, так уж вышло, но при нежелании оплачивать административные расходы, готов финансировать сам проект? В таком случае, вернемся во времена детства и поиграем в прятки. Есть множество вариантов, как возможно спрятать административные расходы. Приведем наиболее распространенные случаи:

• Не заработный фонд, а стоимость специалиста. Вместо компенсации трат на заработную плату и налоги и сборы указываем компенсацию стоимости специалиста. Стоимость специалиста, помимо оплаты труда, включает в себя ещё непрямые расходы на сотрудника, такие как интернет связь и телефония, канцелярские расходные материалы, аренда офиса с учетом количества сотрудников или занимаемого ими места, коммунальные платежи, в общем, всё то, что необходимо сотруднику для создания рабочего процесса.
• Привлечение софинансирования с указанием общей стоимости проекта. Порой при подробной отчетности перед спонсором "прятки" не всегда возможны, а иногда и не уместны. В данном случае необходимо, и уж придётся привлекать стороннего спонсора для покрытия административных расходов.
• Реструктуризация. Порой при грамотном использовании финансирования, подборе агентов, распределении ресурсов можно сэкономить внушительные суммы, которые, в свою очередь, возможно перенаправить на административные траты. Но помните, что не каждого инвестора может устроить данный ход ваших действий.

Ваше взаимодействие с благотворителем зависит в равной степени от обоеих сторон. В диалоге и только в нем, достигается понимание. Объясните, опишите и донесите суть, и чем четче будет отображение вашей идеи, тем более ясным станет цель инвестиций в неё.

Развивайтесь, развивайтесь и развивайтесь, возводя социальную сферу на новые уровни!